Documenten In Mappen Ordenen | Organisatie Tips | homify

Documenten In Mappen Ordenen | Organisatie Tips

Reuben Profielfoto/Bedrijfslogo Reuben

Materialen

  • Uitzetbare mappen
  • Etiketten
  • Handmatige etiketteermachine (optioneel)

Beschrijving

Verlies je steeds je documenten? Kun je de reeds betaalde rekeningen niet vinden? Als je een specifiek document nodig hebt, moet je dan alles verpesten om het te vinden? Dan is deze tutorial iets voor jou! Ik zal je wat opslagoplossingen voor papieren bestanden geven, zodat je je papieren overzichtelijk kunt houden, zonder het risico te lopen belangrijke documenten kwijt te raken. Soms zijn wij niet de enigen die toegang tot de papieren nodig hebben: je gezinsleden, collega's, enz. moeten ze misschien zoeken en aangezien elke persoon zijn eigen manier heeft om zichzelf te organiseren, is het daarom noodzakelijk om een organisatiemethode die voor hen allemaal begrijpelijk is.


Voordat je gaat organiseren, moet je altijd eerst een rotzooi maken. Klopt! Leg al je papieren op tafel en selecteer zorgvuldig. Scheid ze per categorie, plaats ze in chronologische volgorde (vooral als het om rekeningen gaat) en gooi alles weg dat niet langer nodig is om te bewaren. Je moet ook categoriseren wat je vrij vaak gebruikt om het in beter toegankelijke mappen te bewaren, en wat je kunt archiveren omdat je het moet bewaren, maar het niet vaak gebruikt. Dit maakt het nog gemakkelijker bij het zoeken naar een specifiek papier of document. Overweeg ook de mogelijkheid om die belangrijke documenten te digitaliseren, die je op geen enkele manier kunt missen en die je misschien binnenkort nodig heeft. Het is niet alleen een veilige keuze om ze in digitaal formaat te hebben, maar het is ook buitengewoon praktisch, omdat je niet elke keer naar het fysieke document hoeft te zoeken als je het moet gebruiken.


Kosten
1 uurMoeilijkheidsgraadEenvoudig

Stap 1: Gebruik uitbreidende bestandsmappen

Gebruik uitvouwbare mappen en plaats vergelijkbare documenten in elke map. Daarom is het zo belangrijk om de documenten eerst in categorieën te scheiden. In de ene map kun je bijvoorbeeld al je huisfacturen (elektriciteit, water, gas, internet) bewaren en in een andere kun je persoonlijke documenten bewaren (geboorteakte, paspoort, enz.).


Stap 2: Gebruik labels

Etiketten zijn uitstekende organisatoren. Het compartiment van elke map moet worden gemarkeerd met het label dat overeenkomt met de inhoud die erin staat. Dit maakt niet alleen het organisatieproces gemakkelijker, maar vooral wanneer je op zoek bent naar iets specifieks dat je nodig hebt.


Stap 3: Plaats etiketten op mappen met een handmatige etiketteermachine

Als je veel documenten moet ordenen, en vooral als andere mensen er toegang toe moeten hebben (bijvoorbeeld in een bedrijf), overweeg dan om mappen te catalogiseren. Op deze manier kun je snel zien welke categorie papieren erin staat, en zo je zoektocht begeleiden tussen de verschillende tabbladen waaruit de map bestaat.


Wat vind jij van deze DIY?

Reacties